Data Protection Notice

Grab Holdings Inc, its subsidiaries, associates, affiliates or related companies (“Grab”, “We”, “Us”, “Our”) are committed to protecting and respecting Your privacy. This Recruitment Data Privacy Notice (“Privacy Notice”), together with any other documents referred to herein, sets out the basis on which the Personal Data collected from You, or that You provide to Us, will be processed by Us to support Our recruiting processes. Please read the following carefully to understand Our views and practices regarding Your Personal Data and how We will treat it.

This Privacy Notice applies to prospective job applicants, Our job applicants, and other persons, involved in our recruitment processes (collectively “You”, “Your”).

“Personal Data” / “Personal Information” is any information which can be used to identify You or from which You are identifiable. This includes but is not limited to Your name, home address, email address, phone number, work history, educational history, current salary and test results.

Sensitive personal data, a subset of Personal Data, including ethnicity, health, trade union membership, philosophical beliefs, sexual orientation, as well as other categories as prescribed by law. We do not seek to obtain and will not collect such data about a job applicant as part of a recruitment process unless We are required to do so by applicable laws. 

Grab is a Data Controller, so are Our Third Party Service Providers

In respect of any prospective job applicants, job applicants and the processing of their Personal Data, Grab acts as the data controller. 

Due to the way talent acquisition at Grab operates, We do not process any Personal Data for and on behalf of any Third Party Service Provider that we collaborate with for the purpose of enhancing our recruitment process. Third-Party Service Providers may include recruitment software platforms (“Applicant Tracking System”), software platforms designed to search for prospective job applicants, assess Your skills, conduct recruitment marketing activities, send out surveys, schedule interviews, conduct background screening activities, post jobs and receive applicants or other activities that may enhance our recruitment process. 

Accordingly, Grab is not a data processor of such Third Party Service Providers, but an independent data controller in respect of all Personal Data that it processes in the course of conducting recruitment activities. Likewise, the Third Party Service Provider is an independent data controller of the Personal Data that it discloses to and/or receives from Grab. In the rare circumstances where the Third Party Service Providers are acting as data processors of Grab, the Third Party Service Providers are only entitled to process Your Personal Data in accordance with Our instructions. 

If You apply to a job opening posted by Us, these Privacy Notice conditions will apply to Our processing of Personal Data. 

If You apply for a job opening via a Third Party Service Provider, You should be aware that the Third Party Service Provider may retain your Personal Data and may also collect data from Us regarding the progress of Your job application. Any use by the Third Party Service Provider of your data will be in accordance with the Third Party Service Provider’s privacy notice. 

Information Collected by Us

We collect and process some or all of the following types of information from You:

  • Information that You provide when You apply for a job opening. This can include information provided through Our Career Site, external job portals, via email, in person at interviews and/or events, and/or any other method. 
  • Personal details such as name, email address, home address, phone number, date of birth, educational certificates, information relating to Your employment history, skills and experience as provided to Us. 
  • Communication records, if You contact Us.
  • a record of Your progress throughout any recruitment process that We conduct. 
  • A record of your assessment results, if You complete any skills assessment, provided via Us and/or a Third Party Service Provider. 
  • Details of Your visits to Our Career Site, including, but not limited to, traffic data, location data, web blogs and other communication data, the site that referred You to Grab’s Career Site and the resources that You access. 
  • Background screening results. If You accept a job offer from Grab, You are required to undergo a background screening, referring to the process of compiling and investigating Your employment history, criminal records, commercial records, and financial records, that is conducted by a Third Party Service Provider. 

Information Collected from Other Sources

Third-Party Service Providers may provide Us with the ability to link the data that You provide to Us, with other publicly available information about You that You have published on the internet, including, for example, LinkedIn and other social media profiles. 

We may receive Your Personal Data from our employees or a Third Party Service Provider who recommends You as an applicant for a specific job opening.

Legitimate Interest

Our legitimate interest for Us collecting and using Your Personal Data is the recruitment of staff for Our organization. 

As part of the recruitment process, Your data may be accessible by Our staff in South-East Asia, the United States, India, Greater China and other countries where Grab has operations.

If You apply for a job opening, either via Our Career Site or through a Third Party Service Provider, such as an external job portal, We rely on Your consent provided by means of applying to the job posting, to disclose Your Personal Data to the Third Party Service Provider on the basis described below. 

Purpose of Processing

We use information about You in the following ways:

  • To consider Your application in respect of a job opening for which You have applied.
  • To consider Your application in respect of other job openings.
  • To communicate with You in respect of the recruitment process.
  • To enhance any information that we receive from You with information obtained from Third Party Service Providers.
  • To help Third Party Service Providers improve their services.

Disclosure of Your Information

We may provide Your information to Third Party Service Providers and cloud service provider(s), who use Your information only in accordance with our instructions. When You have applied for a job opening, We may disclose certain Personal Data We hold to our Third Party Service Providers, including but not limited to a unique identifier used by our Applicant Tracking System to identify You, and information about Your progress throughout our recruitment process for the job opening, as well as Your name, contact details and other information relating to You as a job applicant. The Third-Party Service Provider shall be the data controller of this data and is responsible for complying with all applicable regulations in respect of the use of that data following its transfer by Us. 

Data Storage

We take measures to ensure Your Personal Data is stored securely. This includes measures to prevent data from getting lost or used or accessed in an unauthorised way. We limit access to Your Personal Data to recruitment staff on a need to know basis. Those processing Your Ppersonal Data will only do so in an authorised manner and are required to treat Your information with confidentiality. 

We have procedures in place to deal with any suspected data security breaches. We will notify You and any applicable regulator of a suspected data security breach where We are legally required to do so. 

Nevertheless, the transmission of information via the internet is not completely secure. Although We will do our best to protect Your Personal Data, We cannot guarantee the security of Your data transmitted through any online means, therefore, any transmission remains at Your own risk. 

Where we store Your Personal Data in Our own systems, it is stored in Singapore. 

A Data Processor Agreement (“DPA”) has been signed between Us and data processors. Such DPA are designed to help safeguard Your privacy rights and give You remedies in the unlikely event of misuse of Your Personal Data. 

If You would like further information, please contact Us (see ‘Contact Details’ below). We will not otherwise transfer Your Personal Data outside of the countries as listed in the DPA or to any organisation or subordinate organizations), save where required by law to do so.

Data Retention

Generally, We will hold Your Personal Data for twenty-four (24) months. We may hold Your Personal Data for a longer duration if one or more of the following applies:

  • You are an active job applicant for one or multiple of Our job opening(s);
  • You have been actively engaged by Our staff through correspondence, recruitment marketing efforts, or other recruitment-related activities in the last twelve (12) months; 
  • You have requested for Your data to be retained after having been notified that Your data will be deleted after twenty-four (24) months of no recruitment activity or correspondence;
  • You have requested to be part of Our Talent Community;
  • You have completed Background Screening and/or have been offered a job by Us at any point. 

Your Personal Information will be deleted (“purged”) if one of the following applies:

  • You (or by another person formally engaged by You) submit a request through Workday (“Applicant Tracking System”) to delete Your Personal Data by logging in with your account (‘Candidate Home Account’) (see the availability of the option to request to “Delete My Information”); or
  • We received a written request to do so by You (or by another person formally engaged by You). 

Your Rights

Depending on the country in which You are based, You have a number of rights free of charge. For further information on each of those rights, including circumstances in which they apply, refer to the information privacy law or data protection law adopted by Your country or region. You have the right to request for access or correction to be made to the Personal Data submitted; or for Us to limit or cease processing Your Personal Data. Submission of Your Personal Data to Us is voluntary. However, We may not be able to process Your application if You fail to provide the requisite Personal Data accurately.  

If You would like to exercise any of those rights, please:

  • contact Us using Our Contact Details below,
  • provide Us with enough information to identify You,
  • provide Us with proof of Your identity and address, and
  • let Us know the information to which Your request relates. 

Our Rights

Grab shall have the right to modify, update or amend the terms of this Privacy Notice at any time by placing the updated Privacy Notice on Our Career Site. By continuing to engage with Our recruitment staff or applying to Our job openings, You signify Your acceptance of such modifications, updates or amendments.

Contact Details

All questions, comments and requests regarding this Privacy Notice should be addressed to Our Data Privacy Officer at:

Grab Data Protection Officer

c/o Grab Holdings Inc.

6 Shenton Way

#38-01 OUE Downtown

Singapore 068809

Email: dataprotection@grab.com

The original of this Privacy Notice is written in the English language. In the event of any conflict between the English and other language versions, the English version shall prevail.

Notis Perlindungan Data Peribadi  

Grab Holdings Inc, syarikat-syarikat subsidiari, syarikat-syarikat bersekutu, dan entiti-entiti yang dikawal bersama (“Grab”, “Kami”) adalah komited dalam memastikan privasi Anda dilindungi dan dihormati. Notis Privasi Data Perekrutan (“Notis Privasi”) ini, bersama-sama dengan dokumen-dokumen lain yang dirujukan dalam Notis Privasi ini, menetapkan asas di mana Data Peribadi yang dikumpulkan daripada Anda, atau yang Anda berikan kepada Kami, akan diproses oleh Kami untuk tujuan proses-proses perekrutan Kami. Sila baca kandungan di bawah dengan teliti untuk memahami pandangan dan amalan Kami mengenai Data Peribadi Anda dan bagaimana Kami akan mengendalikannya.

Notis Privasi ini terpakai kepada bakal pemohon kerja, pemohon kerja Kami, dan individu lain, yang terlibat dalam proses perekrutan Kami (secara kolektif “Anda”).

“Data Peribadi” / “Maklumat Peribadi” adalah apa-apa maklumat yang boleh digunakan untuk mengenal pasti Anda atau daripada mana Anda oleh dikenal pasti. Ini termasuklah tetapi tidak terhad kepada nama, alamat rumah, alamat emel, nombor telefon, pengalaman kerja, maklumat pendidikan, gaji semasa dan keputusan ujian Anda. 

Data peribadi sensitif, satu subset Data Peribadi, termasuklah maklumat etnik, kesihatan, keahlian kesatuan pekerja, kepercayaan falsafah, orientasi seksual, serta kategori lain seperti yang ditetapkan oleh undang-undang. Kami tidak akan mengumpul data sedemikian mengenai seseorang pemohon kerja sebagai sebahagian proses perekrutan, melainkan jika Kami diwajibkan supaya berbuat demikian oleh undang-undang yang terpakai.  

Grab serta Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga Kami merupakan pengawal data.

Berhubung dengan mana-mana bakal pemohon kerja, pemohon kerja dan pemprosesan Data Peribadi mereka, Grab bertindak sebagai pengawal data. 

Oleh sebab cara pengambilan kerja (‘talent acquisition’) di Grab beroperasi, Kami tidak memproses sebarang Data Peribadi untuk dan bagi pihak mana-mana Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga yang Kami bekerjasama dengan untuk tujuan menambah baik proses perekrutan Kami. Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga boleh merangkumi perisian platform perekrutan (“Applicant Tracking System“), perisian platform yang khas untuk mencari bakal pemohon kerja, menilai kemahiran Anda, menjalankan aktiviti pemasaran perekrutan, menghantar tinjauan, menjadualkan temubual, melaksanakan aktiviti pemeriksaan latar belakang, menyiarkan maklumat tentang jawatan kosong dan menerima pemohon, atau aktiviti lain yang dapat menambah baik proses perekrutan Kami.

Oleh yang demikian, Grab bukan pemproses data Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga, tetapi adalah seorang pengawal data yang berdikari berkenaan dengan semua Data Peribadi yang Grab proses dalam pelaksanaan aktiviti perekrutan. Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga tersebut juga adalah seorang pengawal data yang berdikari bagi Data Peribadi yang ia zahir kepada dan/atau menerima daripada Grab. Dalam keadaan jarang di mana Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga adalah pemproses data Grab, Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga tersebut hanya diberi hak untuk memproses Data Peribadi Anda berdasarkan arahan Kami. 

Sekiranya Anda mengemukakan permohonan untuk suatu jawatan kosong yang disiarkan oleh Kami, Syarat-syarat dalam Notis Privasi ini akan terpakai kepada pemprosesan Data Peribadi Kami.

Jika Anda mengemukakan permohonan untuk suatu jawatan kosong melalui suatu Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga, Anda harus faham bahawa Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga mungkin menyimpan Data Peribadi Anda dan juga mungkin mengumpul data daripada Kami mengenai progres permohonan pekerjaan Anda. Sebarang pengunaan data Anda oleh Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga akan mengikut notis privasi Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga. 

Maklumat yang dikumpulkan oleh Kami

Kami mengumpul dan memproses beberapa atau semua jenis maklumat berikut daripada Anda:

  • Maklumat yang Anda berikan apabila Anda mengemukakan permohonan untuk suatu jawatan kosong. Ini boleh merangkumi maklumat yang diberi melalui Laman Kerjaya Kami, portal pekerjaan pihak ketiga, melalui e-mel, secara langsung semasa temubual dan / atau acara, dan / atau sebarang cara lain.
  • Butiran peribadi seperti nama, alamat e-mel, alamat rumah, nombor telefon, tarikh lahir, sijil pendidikan, maklumat yang berkaitan dengan sejarah, kemahiran dan pengalaman pekerjaan Anda yang diberikan kepada Kami.
  • Rekod komunikasi jika Anda menghubungi Kami.
  • Rekod kemajuan Anda sepanjang proses perekrutan yang Kami jalankan.
  • Rekod keputusan penilaian sekiranya Anda menduduki sebarang penilaian kemahiran yang disediakan oleh Kami dan / atau Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga.
  • Butiran kunjungan Anda ke Laman Kerjaya Kami, termasuk tetapi tidak terhad kepada, data trafik, data lokasi, laman web blog dan data komunikasi lain, laman web yang merujuk anda ke Laman Kerjaya Kami dan sumber-sumber yang Anda akses.
  • Rekod hasil permeriksaan latar belakang. Jika Anda menerima tawaran kerja daripada Grab, Anda dikehendaki menjalani pemeriksaan latar belakang, berkaitan dengan proses penyusunan dan penyiasatan sejarah pekerjaan, rekod jenayah, rekod komersial, dan rekod kewangan Anda yang dilaksanakan oleh Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga.

Maklumat yang dikumpul daripada sumber-sumber lain

Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga boleh memberikan Kami keupayaan untuk memadankan data yang Anda beri kepada Kami, dengan maklumat lain mengenai Anda yang sedia ada secara awam yang Anda telah terbitkan di internet, termasuk, sebagai contoh, LinkedIn dan profil media sosial yang lain.

Kami mungkin menerima Data Peribadi Anda daripada pekerja atau Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga Kami yang mengesyorkan Anda sebagai pemohon untuk jawatan kosong tertentu.

Asas Sah

Kami mempunyai asas yang sah dalam memproses Data Peribadi Anda, iaitu untuk tujuan perekrutan pekerja bagi organisasi Kami.

Sebagai sebahagian daripada proses perekrutan, data Anda boleh diakses oleh pekerja Kami di Asia Tenggara, Amerika Syarikat, India, China dan negara lain di mana Grab beroperasi. Kami akan sentiasa mengambil langkah-langkah untuk memastikan data Anda hanya diakses oleh orang yang berkaitan atas asas keperluan untuk mengetahui.

Jika Anda mengemukakan permohonan untuk suatu jawatan kosong, sama ada melalui Laman Kerjaya Kami atau melalui Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga, seperti portal pekerjaan pihak ketiga, Kami bergantung kepada persetujuan Anda yang diberi dengan cara mengemukakan permohonan menurut iklan jawatan kosong, untuk menzahir Data Peribadi Anda kepada Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga atas asas yang diterangkan di bawah.

Tujuan pemprosesan

Kami menggunakan maklumat mengenai Anda dengan cara berikut:

  • Untuk mempertimbangkan permohonan Anda berkenaan dengan jawatan kosong untuk mana  yang telah Anda mohon.
  • Untuk mempertimbangkan permohonan Anda berkenaan dengan jawatan kosong lain 
  • Untuk berkomunikasi dengan Anda berkenaan dengan proses perekrutan.
  • Untuk menambah baik maklumat yang Kami terima daripada Anda dengan maklumat yang diperolehi daripada Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga.
  • Untuk membantu Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga mempertingkatkan tahap perkhidmatan mereka

Penzahiran maklumat Anda

Kami mungkin memberikan maklumat Anda kepada Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga Kami dan pembekal perkhidmatan awan (‘cloud service provider’) yang menggunakan maklumat Anda hanya berdasarkan arahan Kami. Apabila Anda telah memohon untuk suatu jawatan kosong, Kami mungkin menzahirkan Data Peribadi tertentu mengenai Anda kepada Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga, termasuk tetapi tidak terhad kepada pengecam unik yang digunakan oleh Applicant Tracking System Kami untuk mengenal pasti Anda, dan maklumat tentang progres Anda sepanjang proses perekrutan Kami untuk jawatan kosong yang berkaitan, dan juga nama, butiran hubungan dan maklumat lain yang berkaitan dengan Anda sebagai seorang pemohon kerja. Selepas penzahiran oleh Kami tersebut, Pembekal Perkhidmatan Pihak Ketiga akan menjadi pengawal data bagi data ini dan bertanggungjawab untuk mematuhi segala peraturan mengenai penggunaan data tersebut yang terpakai.

Penyimpanan Data

Kami mengambil langkah untuk memastikan Data Peribadi Anda disimpan secara selamat. Ini termasuklah langkah untuk mengelakkan data daripada kehilangan atau diguna atau diakses tanpa izin. Hanya staf perekrutan Kami boleh akses Data Peribadi Anda atas asas keperluan untuk mengetahui. Mereka hanya boleh memproses Data Peribadi Anda dengan cara yang diizinkan dan dikehendaki supaya mengendali maklumat Anda secara sulit. 

Kami mempunyai prosedur untuk menangani sebarang pelanggaran keselamatan data yang disyaki. Kami akan memaklumkan Anda dan mana-mana pengawal selia yang berkaitan mengenai pelanggaran keselamatan data yang disyaki di mana Kami diwajibkan untuk berbuat demikian.

Walau bagaimanapun, penghantaran maklumat melalui internet tidak sepenuhnya selamat. Walaupun Kami akan melindungi Data Peribadi Anda secara sebaik mungkin, Kami tidak dapat menjamin keselamatan data Anda yang dihantar melalui sebarang cara dalam talian, oleh itu, sebarang penghantaran kekal pada risiko Anda sendiri.

Jika Kami menyimpan Data Peribadi Anda dalam sistem Kami, ia akan disimpan di Singapura. 

Satu Kontrak Pemproses Data (“DPA”) telah ditandatangani antara Kami dan pemproses data. DPA sedemikian adalah direka bentuk untuk melindungi hak-hak Anda mengenai privasi Anda dan memberi Anda remedi jika Data Peribadi Anda disalahguna (dalam situasi yang jarang). 

Jika Anda ingin mendapatkan maklumat yang lebih lanjut, sila menghubungi Kami (sila rujuk kepada ‘Butiran Hubungan’ di bawah). Selain daripada yang telah diterangkan, Kami tidak akan memindah Data Peribadi Anda ke negara lain yang tidak disenaraikan dalam DPA tersebut atau ke sebarang organisasi atau organisasi subordinat, kecuali jika diwajibkan oleh undang-undang yang terpakai untuk berbuat demikian.

Pengekalan Data

Secara umum, Kami akan menyimpan Data Peribadi Anda selama dua puluh empat (24) bulan. Kami mungkin menyimpan Data Peribadi Anda untuk tempoh yang lebih panjang jika satu atau lebih daripada yang berikut terpakai:

  • Anda adalah pemohon kerja yang aktif untuk satu atau beberapa jawatan kosong Kami;
  • Anda terlibat secara aktif oleh kakitangan Kami melalui komunikasi, usaha pemasaran perekrutan, atau aktiviti lain yang berkaitan dengan perekrutan dalam tempoh dua belas (12) bulan terakhir;
  • Anda telah meminta agar data Anda dikekalkan setelah diberitahu bahawa data Anda akan dipadamkan selepas dua puluh empat (24) bulan tanpa aktiviti perekrutan atau komunikasi;
  • Anda telah meminta untuk menjadi sebahagian daripada Komuniti Bakat kami; atau
  • Anda telah menyelesaikan pemeriksaan latar belakang Anda dan / atau telah ditawarkan pekerjaan oleh kami pada bila-bila masa.

Maklumat Peribadi Anda akan dipadamkan (“dihapuskan”) jika salah satu daripada keadaan berikut terpakai:

  • Anda (atau orang lain yang dilantik oleh Anda secara rasmi) meminta untuk memadamkan Data Peribadi Anda melalui Workday (Applicant Tracking System dengan log masuk kepada akaun anda (Akaun Rumah Calon “Candidate Home Account”) Anda (sila rujuk kepada ketersediaan pilihan untuk mengemukakan permintaan untuk “Delete My Information”); atau
  • Anda (atau orang lain yang dilantik oleh Anda secara rasmi) menghantar permintaan bertulis untuk berbuat demikian kepada Kami.

Hak-hak Anda

Bergantung kepada negara di mana Anda tinggal, Anda mempunyai sejumlah hak secara percuma. Untuk maklumat lanjut mengenai setiap hak tersebut, termasuklah keadaan yang terpakai, sila rujuk kepada undang-undang privasi maklumat atau undang-undang perlindungan data yang diterima pakai oleh negara atau wilayah Anda. Anda mempunyai hak untuk meminta supaya diberi akses atau membuat pembetulan kepada Data Peribadi yang dikemukakan; atau untuk Kami mengehadkan atau menghentikan pemprosesan Data Peribadi Anda. Pengemukaan Data Peribadi Anda kepada Kami adalah sukarela. Namun demikian, Kami mungkin tidak dapat memproses permohonan Anda jika Anda gagal memberi Data Peribadi yang diperlukan dengan tepat.

Jika Anda ingin melaksanakan mana-mana hak tersebut, sila: 

  • menghubungi Kami melalui Butiran Hubungan di bawah, 
  • memberi maklumat yang mencukupi supaya Kami dapat mengenal pasti Anda,
  • memberi bukti identiti dan alamat Anda kepada Kami, dan 
  • memberitahu Kami tentang maklumat yang berkenaan dengan permintaan Anda  

Hak-hak Kami

Grab berhak untuk mengubahsuai, mengemas kini atau membetulkan terma-terma Notis Privasi ini pada bila-bila masa dengan memaparkan Notis Privasi terkini di Laman Kerjaya Kami. Dengan berkomunikasi dengan staf perekrutan Kami atau mengemukakan permohonan berdasarkan iklan jawatan kosong Kami, Anda menandakan penerimaan terhadap pengubahan, kemas kini atau pembetulan sedemikian.  

Butiran Hubungan

Segala soalan, komen dan permintaan mengenai Notis Privasi ini haruslah dialamatkan kepada Pengawal Perlindungan Data Kami di:  

Pengawal Perlindungan Data Grab

c/o Grab Holdings Inc.

6 Shenton Way

#38-01 OUE Downtown

Singapore 068809

Emel: dataprotection@grab.com

Versi asal Notis Privasi ini adalah dalam Bahasa Inggeris. Sekiranya berlaku sebarang konflik antara versi Bahasa Inggeris dan bahasa lain, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.